Policy för att motverka oegentligheter

Barndiabetesfonden

1. Syfte

Barndiabetesfondens verksamhet bygger på förtroende. Givare, medlemmar, familjer, forskare, samarbetspartners och allmänhet ska kunna lita på att Barndiabetesfonden använder sina resurser ansvarsfullt, fattar beslut på rätt sätt och agerar med integritet.

Syftet med denna policy är att beskriva hur Barndiabetesfonden arbetar förebyggande för att motverka oegentligheter i verksamheten.

Policyn ska bidra till att skydda Barndiabetesfondens ändamål, insamlade medel, förtroende och långsiktiga förmåga att verka för en framtid fri från typ 1-diabetes.

2. Omfattning

Policyn gäller för Barndiabetesfondens samlade verksamhet, det vill säga både Stiftelsen Barndiabetesfonden och Barndiabetesfondens Riksförening med lokalföreningar.

Policyn gäller för styrelseledamöter, suppleanter, generalsekreterare, medarbetare, personer med uppdrag för Barndiabetesfonden och andra som företräder organisationen inom ramen för verksamheten.

3. Vad avses med oegentligheter?

Med oegentligheter avses handlingar, underlåtenhet eller ageranden som kan skada Barndiabetesfondens verksamhet, ekonomi, förtroende, integritet eller regelefterlevnad.

Det kan till exempel handla om bedrägeri, förskingring, stöld, mutor, korruption, otillbörlig påverkan, jäv eller intressekonflikter som inte hanteras, oegentliga inköp eller utbetalningar, vilseledande rapportering, missbruk av organisationens resurser eller allvarliga överträdelser av lag, stadgar, styrande dokument eller uppförandekod.

Alla fel eller brister är inte oegentligheter. Misstag och avvikelser ska i första hand hanteras genom ordinarie uppföljning, förbättringsarbete och intern kontroll. Om en avvikelse är allvarlig, återkommande, medveten, dold eller förtroendeskadlig ska den hanteras som en misstänkt oegentlighet.

4. Förebyggande arbete

Barndiabetesfonden motverkar oegentligheter genom tydlig styrning, tydlig ansvarsfördelning, dokumenterade beslut, intern kontroll, transparens, jävshantering, riskanalys, uppföljning och en kultur där risker och avvikelser kan lyftas.

Det förebyggande arbetet bygger särskilt på följande styrdokument och arbetssätt.

Styrande ramverk

Barndiabetesfondens styrande ramverk anger organisationens identitet, riktning, strategiska vägval och principer för styrning och uppföljning. Ramverket ska användas vid strategiska beslut, större vägval och prioriteringar och ger ledningen ramar för att leda verksamheten konsekvent och ansvarsfullt.

Styrelsernas arbetsordningar

Styrelsernas arbetsordningar säkerställer att frågor om styrning, risk, intern kontroll, regelefterlevnad och uppföljning återkommer i styrelsernas arbete.

Arbetsordning för generalsekreteraren

Arbetsordningen för generalsekreteraren tydliggör generalsekreterarens ansvar för ledning, genomförande, rapportering, regelefterlevnad, intern kontroll, riskhantering och uppföljning inom ramen för styrelsens beslut och gällande styrdokument.

Delegationsordning

Delegationsordningen tydliggör vilka beslut som fattas av styrelse, generalsekreterare eller annan funktion. Den motverkar oegentligheter genom att klargöra mandat, beslutsnivåer och vilka frågor som ska lyftas till styrelsen.

Ekonomihandbok och attestinstruktion

Ekonomihandboken och attestinstruktionen beskriver hur ekonomiska beslut, kostnader, utbetalningar, avtal, attest och betalningar ska hanteras. En grundprincip är att ingen person ensam ska kunna besluta om en kostnad, attestera kostnaden och genomföra betalning.

Inköpspolicy

Inköpspolicyn beskriver hur inköp och upphandlingar ska genomföras affärsmässigt, objektivt och med hänsyn till organisationens anseende, ekonomi och etik. Den bidrar till att motverka otillbörlig påverkan, osakliga leverantörsval och intressekonflikter.

Policy för jäv och intressekonflikter

Policyn för jäv och intressekonflikter beskriver hur Barndiabetesfonden förebygger, identifierar och hanterar situationer där personliga eller externa intressen kan påverka beslut eller agerande. Den som kan vara jävig ska informera ansvarig eller ordförande och avstå från handläggning, beredning och beslut.

Uppförandekod

Uppförandekoden anger hur personer som företräder, arbetar för eller verkar inom Barndiabetesfonden förväntas agera. Den bidrar till en gemensam kultur präglad av ansvar, integritet, respekt och gott omdöme.

Riskanalys och uppföljning

Respektive styrelse behandlar riskanalys och riskhanterande åtgärder. Riskanalysen ska bidra till att identifiera risker för oegentligheter, brister i intern kontroll, förtroendeskada, ekonomiska avvikelser, jäv, personberoende, systembrister och andra sårbarheter.

Extern granskning och transparens

Revision, årsredovisning, effektrapportering, rapportering enligt Giva Sveriges kvalitetskod och Svensk Insamlingskontrolls regelverk är delar av Barndiabetesfondens samlade arbete för transparens, kontroll och förtroende.

5. Rapportering av misstänkta oegentligheter

Misstankar om oegentligheter ska tas på allvar och rapporteras till närmaste chef, generalsekreteraren, riksföreningens ordförande eller stiftelsens ordförande, beroende på vad frågan gäller.

Om misstanken rör generalsekreteraren ska rapportering ske till riksföreningens ordförande. Om en misstanke rör generalsekreterarens hantering av stiftelsens medel bör även stiftelsens ordförande informeras.

Om misstanken rör en styrelseledamot eller ordförande ska rapportering ske till annan lämplig person i styrelsen eller, vid behov, till extern rådgivare eller revisor.

Den som rapporterar en misstanke i god tro ska inte utsättas för repressalier.

6. Hantering av misstänkta oegentligheter

Misstänkta oegentligheter ska hanteras skyndsamt, sakligt och med tillräcklig konfidentialitet.

Den som själv berörs av misstanken, eller som har jäv eller intressekonflikt, ska inte delta i bedömning eller hantering av ärendet.

Vid behov ska extern expertis, revisor eller jurist anlitas. Vid misstanke om brott ska polisanmälan övervägas.

Väsentliga ärenden ska rapporteras till berörd styrelse eller styrelseordförande så att styrelsen kan fullgöra sitt ansvar för styrning, intern kontroll, riskhantering och regelefterlevnad.

7. Ansvar och översyn

Respektive styrelse ansvarar för att denna policy fastställs, följs upp och ses över inom sitt ansvarsområde.

Generalsekreteraren ansvarar för att policyn är känd och tillämpas i verksamheten samt för att arbetssätt, rutiner och uppföljning stödjer det förebyggande arbetet.

Policyn ska ses över årligen eller vid behov, särskilt vid förändringar i lagstiftning, Giva Sveriges kvalitetskod, Svensk Insamlingskontrolls regelverk, organisationens struktur eller centrala styrande dokument.